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パワーポイントの容量を減らす方法

PPTの圧縮方法

みなさんは、「パワーポイントをメールで送りたいけど、容量が大きすぎて送れない・・・」といったお悩みはありませんか?
今回は、容量が大きくなっている原因と、対処方法をご紹介します。

容量が大きくなっている原因

容量が大きくなってしまっている場合、「重たい画像を入れている」「重たいExcelが埋め込まれている」「重たい動画が埋め込まれている」という原因が考えられます。
それでは、原因別に対処方法を見てみましょう。

重たい画像を入れている場合の圧縮方法

パワーポイントを保存する際のオプションで画像を一括圧縮しましょう。

▼手順 ▼

「ファイル」タブの「名前を付けて保存」から、「その他のオプション」をクリック。
さらに、保存ボタンの横にある「ツール」メニューから「図の圧縮」をクリックします。

「画像の圧縮」オプションが表示されるので、「圧縮オプション」の「図のトリミング部分を削除する」にチェックをつけましょう。
この操作をすることで、不要なトリミング部分が一括削除されるので容量が軽くなります。

また、新規で軽いパワーポイント資料を作成したい場合、自動で画像を圧縮する設定をしておくと便利です。

▼手順 ▼

ファイル内のイメージを圧縮しないにチェック

「ファイル」タブの「オプション」から、「詳細設定」をクリックします。
「イメージのサイズと画質」項目にある「ファイル内のイメージを圧縮しない」にチェックが付いていないことを確認し、「規定の解像度」から使用用途によって解像度を選択、「OK」ボタンを押して設定完了です。

逆に、パワーポイントの容量は気にしないから綺麗な画像を使いたい!という場合は「イメージのサイズと画質」項目にある「ファイル内のイメージを圧縮しない」にチェックを入れましょう!

重たいExcelが埋め込まれている場合の圧縮方法

表示されているグラフや表以外の余分なデータを削除しましょう。

▼手順 ▼
対象のグラフや表を右クリックし、「データの編集」から「Excelでデータを編集」をクリック。
Excelファイルが開かれるので、不要なシートやデータを削除しましょう。
また、頻繁にグラフや表を更新しないのであれば、画像として貼り付けてしまうのもおすすめです。

重たい動画が埋め込まれている場合の圧縮方法

メディアの圧縮で動画を圧縮しましょう。

▼手順 ▼

「ファイル」タブの「情報」をクリック。
そして、「メディアの圧縮」から使用用途によって圧縮後のサイズを選択しましょう。
こちらも、画像と同様に数値(〇〇p)が低くなるにつれ、動画の容量は小さくなりますが、その分荒くなるので注意しましょう。

さいごに

今回は、パワーポイントの容量が大きくなっている原因3つと、対処方法を紹介しました。
特にExcelは気が付きにくいので、画像を全く使ってないのに容量が大きい場合はチェックしてみてくださいね。

パワーポイントで動画を作成しよう

パワーポイントで動画を制作できることはご存じでしょうか?
動画制作と聞くと「専用のソフトを…」「書き出しに時間がかかりそう…」など敷居が高く感じてしまう人もいるかもしれません。
しかし、パワーポイントの動画書き出し機能を使えば、プレゼン資料が動画に早変わりします!
今回は、パワーポイントで動画を作成する際のポイントについてご紹介します。

パワーポイントで動画作成するメリット

基本的に動画制作は、2つ方法が挙げられます。
一つはプレゼンターが実際に撮影して制作する「実写動画制作」、もう一つはテキストやイラストなどの素材を使用して制作する「アニメーション動画制作」です。
実写動画は撮影を行った上で編集作業をするため、人件費や撮影場所の確保、編集費用など、様々な工程で費用と労力が発生します。
対して、アニメーション動画制作は撮影の必要は無くなるため、その分の費用などをカットできますが、素材を駆使して編集する労力と時間がかかります。

パワーポイントでの動画作成は、アニメーション動画作成にあたります。
「動画を作るのは難しそうだな…」と思われるかもしれません。
ですが、パワーポイントであれば、普段のパワーポイント操作の延長で動画作成が出来るので、動画編集ソフトで制作するよりも、操作面で使いやすいというメリットがあります。

更に、元々パワーポイントで作成している資料がある場合は、その資料にアニメーションやBGMなどを付ける事で動画を作成できます。
既存のパワーポイント資料を活用して動画を作成することが可能なので、資料そのものを一から用意する必要もなく、より効率的に動画を作成できるというメリットもあります。

パワーポイントで動画を作成するには

それでは、実際にパワーポイントを動画に書き出してみます。

■用意するもの
・動画にしたいパワーポイントデータ
■場合によって、あれば欲しい素材
・BGMデータ
・ナレーション音声データ
・動画素材

①動画化したいパワーポイントを開き、画面左上の「ファイル」をクリックします。

動画化したいパワーポイントのファイルをクリック


②画面左のメニューから、「エクスポート」をクリック

エクスポートをクリック


③「エクスポート」メニュー内の「ビデオの作成」を選択した後、動画の画質を選び、「ビデオの作成」をクリックで動画書き出しが可能です。

ビデオの作成で動画書き出し

③で、動画の画質が選べますが以下のように用途に合わせて選択しましょう。

■Ultra HD(4K)・・・4K解像度での書き出しです。サイズは大きくなりますが4Kディスプレイを用い高解像度で流す場合におすすめ!
■フルHD(1080p)・・・現在主流の画質です。特に理由がない場合はこのサイズがおすすめです!
■HD(720p)&標準(480p)・・・画質は荒くはなりますが、データサイズが軽いので、サイズに制限がある場合や動画自体を軽くしたい時に有効です。

もっと動画っぽくしたい!そんな時は…

「既存の資料をムービーにしたけど、スライドショーとそんなに変わらないな…」と思った時は、以下を試してみましょう。

1.「画面切り替え」機能で動きをつける
操作画面左上のリボンに並んでいる項目のうち、「画面切り替え」をクリックします。
パワーポイントでは標準設定で画面切り替えの動きは「なし」になっています。
この部分を変更すると次スライドに切り替わるタイミングで動きがつきます。
画面切り替えの種類は沢山ありますので、好きな動きをつけてみてください。

画面切り替えをクリック

2.BGMやナレーションがあればなるべく入れる
普段何気なくている動画ですが、無音の動画は殆どありません。
ナレーション等収録が必要な音は難しい場合はBGMや効果音を入れるだけでも飽きが来ない動画になります。
音データは「挿入」の「オーディオ」タブから挿入できます。
再生の種類も、希望のスライドにだけ流す方法やスライドをまたいで流せる「バックグラウンドで再生」など選ぶことができます。

オーディオタブからBGMやナレーションを挿入

3.動画にしたいパワーポイントデータに適宜アニメーションを入る
図やテキストが順番に出てきたり、アピールしたい所にアクセントで動きが入れたりするとより理解しやすい動画に仕上がります。
こちらも、画面切り替え同様、様々な種類のアニメーションがあります。

アニメーションを入れてみましょう

4.既存の動画素材を埋め込む
これはパワーポイントで更にクオリティの高さを目指す人向けですが、動画素材をPPTに埋め込んでしまう方法も一つの手段としてあります。

パワーポイントに挿入できる動画のファイル形式は以下の通りです。

.wmv、.mp4、.asf、.avi、.m4v、.mov、.mpg 、 .mpeg 、.swf アニメーション機能では表現しきれない動きのある映像に仕上がりますが、動画そのものを入れているので、書き出した時データの容量は大きくなります。

こんな時はどうする?

書き出した動画をいざ再生してみると、次のシーンへ切り替わる時間が長く間延びした、または予想以上に早く切り替わる…という事がありませんか?

そのような時は以下の事をチェックしてみましょう。


■パワーポイントデータのスライドの切り替えを「クリック」のままにしている。

・・・切り替えが「クリック」のまま書き出した場合、切り替えのタイミングはのデフォルトの5秒で切り替わるようになります。任意のタイミングで切り替えたい場合は「画面切り替え」内の「クリック→自動」にチェックを入れ、切り替えの時間設定やアニメーションの長さで調節しましょう。



今回はパワーポイントでの動画の作成方法を紹介しました。

是非一度、お持ちのパワーポイント資料でお試しいただき、ワンランク上の資料を作成してみてはいかがでしょうか?

F4キーのおはなし

今回はPowerPointのTIPSをご紹介。

パワーポイントで「設定した書式を他のテキストにも使いたい」「次のページの図形にも今設定した色と同じ色を使いたい」など、同じ動作を繰り返したい時はありませんか?

そんなときは”F4キー”で解決!
「同じ操作を繰り返す」のショートカットF4キーだけで簡単に同じ書式にしてくれたり、設定にしてくれたりと使い勝手がとっても良いです。

例えば、テキストの大きさや色、装飾を変更したスタイルを他のテキストにも反映したい場合、「書式のコピー」ボタンを押す→反映したいテキストを選択→F4をクリックで、あっという間に反映できます。すごく使い勝手の良いショートカットなので、ぜひ試してみてください。

ブログでは今後も、パワーポイントを使っていくうえで知っていると作業がはかどる、ちょっとしたコツやテクニックを紹介していきます。
今後もお楽しみに♪